Постановление администрации города Бердска от 26.02.2014 N 731 "Об утверждении порядка проведения официальных мероприятий на территории города Бердска"

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА БЕРДСКА

ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 26 февраля 2014 г. № 731

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА ПРОВЕДЕНИЯ ОФИЦИАЛЬНЫХ
МЕРОПРИЯТИЙ НА ТЕРРИТОРИИ ГОРОДА БЕРДСКА

В целях обеспечения своевременной и качественной подготовки официальных мероприятий на территории города Бердска с участием высших должностных лиц органов местного самоуправления, постановляю:
1. Утвердить порядок организации и проведения официальных мероприятий на территории города Бердска (приложение).
2. Руководителям структурных подразделений администрации и муниципальных учреждений города Бердска обеспечить выполнение требований порядка организации и проведения официальных мероприятий на территории города Бердска.
3. Контроль за исполнением данного постановления возложить на управляющего делами администрации Исламову Е.И.

И.о. Главы муниципального образования
А.Г.МИХАЙЛОВ





Приложение
к постановлению
администрации города Бердска
от 26.02.2014 № 731

ПОРЯДОК
ОРГАНИЗАЦИИ И ПРОВЕДЕНИЯ ОФИЦИАЛЬНЫХ
МЕРОПРИЯТИЙ НА ТЕРРИТОРИИ ГОРОДА БЕРДСКА

I. ОБЩЕЕ ПОЛОЖЕНИЕ

1. Настоящий порядок организации и проведения официальных мероприятий на территории города Бердска (далее - порядок) разработан в целях совершенствования системы организации и проведения официальных мероприятий на территории города Бердска и устанавливает единые требования к планированию, подготовке и проведению официальных торжественных мероприятий с участием высших должностных лиц органов местного самоуправления.
Официальные мероприятия могут быть неторжественными и торжественными мероприятиями.
2. К официальным неторжественным мероприятиям относятся различные тематические неторжественные мероприятия с участием высших должностных лиц органов местного самоуправления и их заместителей, в том числе: конференции, форумы, слеты, встречи с жителями и др.
3. К официальным торжественным мероприятиям относятся различные тематические городские мероприятия с участием высших должностных лиц органов местного самоуправления, в том числе:
1) городские тематические торжественные собрания;
2) городские тематические торжественные митинги;
3) открытия (закрытия) официальных плановых, спортивных, культурных мероприятий;
4) официальные церемонии, поздравления предприятий, организаций и отдельных лиц в связи с юбилейными и памятными датами;
5) церемонии возложения венков к Мемориалу славы в парке Победы и другим памятным местам;
6) иные мероприятия с участием высших должностных лиц органов местного самоуправления.
Официальные торжественные мероприятия проводятся в соответствии с годовым планом городских культурно-массовых мероприятий, который разрабатывается МКУ "Отдел культуры г. Бердска", годовым планом городских спортивно-массовых мероприятий, который разрабатывается МКУ "Отдел физической культуры и спорта" г. Бердска, и представляются на утверждение Главе города не позднее 15 декабря текущего года.
Официальные торжественные мероприятия, проводимые на территории города Бердска с участием высших должностных лиц органов местного самоуправления, должны быть внесены в годовой план работы администрации города Бердска, в квартальные планы работ администрации города Бердска и в план-сетку на декаду.
Официальные торжественные мероприятия с участием высших должностных лиц, не предусмотренные годовым планом работы администрации города Бердска, проводятся по решению Главы города Бердска. Для этого инициатор проведения торжественного официального мероприятия направляет свои предложения, согласованные с курирующим заместителем главы администрации, на имя Главы города Бердска для включения в план работы администрации с указанием формы проведения, срока и места проведения, предварительной сметы расходов, источника финансирования в срок не позднее чем за месяц до даты проведения мероприятия. Подготовка и проведение данного мероприятия осуществляется в соответствии с данным порядком.

II. ЭТАПЫ ПОДГОТОВКИ, ОРГАНИЗАЦИИ И ПРОВЕДЕНИЯ
ОФИЦИАЛЬНЫХ ТОРЖЕСТВЕННЫХ МЕРОПРИЯТИЙ

Этапы подготовки, организации и проведения официальных торжественных мероприятий (далее - мероприятий): подготовительный этап, организационный этап, этап проведения мероприятия и контроля за ходом подготовки и проведения мероприятия, анализ проведения мероприятия.
1. Подготовительный этап.
На этапе подготовки мероприятия формируется организационный комитет (далее - оргкомитет), график работы оргкомитета, определяются проблемы и задачи, необходимые для рассмотрения на оргкомитете, назначаются ответственные за подготовку и проведение подготовительных мероприятий. Для проработки вышеперечисленных вопросов может создаваться рабочая(ии) группа(ы). Состав оргкомитета, план мероприятий (по мере необходимости), план организационных мероприятий, смета расходов на проведение мероприятия, ответственный за подготовку и проведение мероприятия (далее - координатор мероприятия) утверждаются правовым актом администрации города Бердска за месяц до предполагаемой даты проведения мероприятия. На первом заседании оргкомитета определяются цели и задачи мероприятия, утверждается график работы оргкомитета и обсуждаются предложения для включения в программу (сценарий) будущего официального торжественного мероприятия.
2. Организационный этап.
Организационный этап включает в себя:
1) внесение графика работы оргкомитета в план-сетку работы администрации на декаду;
2) составление списка участников мероприятия или определение квоты для предприятий и учреждений города для участия в мероприятии:
список участников или квота для предприятий и учреждений обсуждается на одном из оргкомитетов и утверждается заместителем главы администрации города Бердска не позднее чем за три недели до мероприятия;
3) изготовление приглашений:
макет приглашения разрабатывается координатором мероприятия, утверждается на оргкомитете и изготавливается по количеству участников мероприятия не позднее чем за три недели до мероприятия;
4) рассылку приглашений:
организационный отдел управления делами администрации осуществляет заполнение приглашений и координацию доставки приглашений участникам мероприятия, в соответствии с установленной квотой;
5) внесение ходатайств Главе города о награждении на мероприятии:
на одном из оргкомитетов принимается решение о категории лиц и квота для награждения Почетной грамотой администрации, Благодарностью Главы города Бердска или Благодарственным письмом администрации, а также наградами Новосибирской области. Ходатайства и характеристики кандидатур к награждению Почетной грамотой администрации, Благодарностью Главы города Бердска вносятся для рассмотрения комиссией по наградам не позднее 15 рабочих дней до даты проведения мероприятия в соответствии с Положением о Почетной грамоте администрации города Бердска, утвержденным постановлением администрации от 07.12.2012 № 5511. Представление к наградам Новосибирской области направляется в сроки и в порядке в соответствии с постановлением Губернатора Новосибирской области от 07.06.2012 № 102 "О Почетной грамоте Губернатора Новосибирской области и Благодарности Губернатора Новосибирской области";
6) подготовку наград администрации:
организационный отдел управления делами администрации готовит Почетные грамоты администрации, Благодарности Главы города и Благодарственные письма по ходатайствам, согласованным соответствующим заместителем главы администрации, и направляет список награждаемых координатору мероприятия для включения в сценарий;
7) разработку сценария мероприятия:
сценарий разрабатывается структурным подразделением или учреждением, ответственным за проведение мероприятия, либо специальным лицом, назначенным координатором мероприятия за разработку сценария. Сценарий рассматривается членами оргкомитета за 10 рабочих дней до даты проведения мероприятия. Сценарий может включать в себя протокольную и художественную (концертную) части;
8) согласование протокольной части сценария:
протокольная часть сценария мероприятия согласовывается с курирующим заместителем главы администрации и с управляющим делами администрации не позднее чем за 5 рабочих дней до даты проведения мероприятия;
9) назначение ответственных:
вопросы о назначении ответственных за встречу официальных лиц на мероприятии, за организацию регистрации приглашенных на мероприятие, за вручение наград администрации города Бердска и Новосибирской области рассматриваются на одном из оргкомитетов по подготовке к мероприятию либо непосредственно координатором мероприятия не позднее чем за 5 рабочих дней до даты проведения мероприятия. Встреча официальных лиц на мероприятие осуществляется ответственными лицами, в том числе и координатором мероприятия;
10) утверждение сценария:
координатор мероприятия представляет полный сценарий курирующему заместителю главы администрации не позднее чем за 5 рабочих дней до даты проведения мероприятия;
11) информирование о предстоящем мероприятии:
отдел информационного обеспечения - пресс-центр администрации (или ответственные лица, назначенные координатором мероприятия) направляет в средства массовой информации анонс мероприятия, официальное поздравление (по мере необходимости) не позднее чем за 7 дней до даты проведения мероприятия с учетом даты выхода средств массовой информации. Отдел информационного обеспечения - пресс-центр администрации размещает информацию на сайте администрации о предстоящем мероприятии, подготовленную ответственным лицом, назначенным координатором мероприятия;
12) организацию информационно-рекламных мероприятий:
вопросы информационного сопровождения обсуждаются на оргкомитете. По мере необходимости координатор мероприятия осуществляет работу по организации информационно-рекламных мероприятий. Размещение рекламы на территории города Бердска должно производиться заблаговременно, за период, позволяющий своевременно довести информацию до жителей города в полном объеме;
13) организацию работы по подготовке тематического раздаточного материала:
на мероприятии может раздаваться материал (информация) в соответствии с принятым решением оргкомитета. По мере необходимости координатор мероприятия осуществляет работу по организации подготовки тематического раздаточного материала за 3 рабочих дня до даты проведения мероприятия;
14) организацию транспортных услуг:
в соответствии с принятым решением оргкомитета для осуществления доставки участников мероприятия до места проведения мероприятия координатором мероприятия совместно с отделом транспортного обслуживания населения администрации города Бердска (или иными учреждениями и предприятиями) осуществляется работа по организации предоставления транспортных услуг;
15) представление материалов Главе города Бердска о проведении мероприятия. Координатор мероприятия представляет через организационный отдел управления делами администрации за три дня до даты проведения мероприятия следующие материалы:
1) программу проведения мероприятия с точным наименованием мероприятия с указанием даты, времени и места проведения мероприятия;
2) порядок участия Главы города в мероприятии;
3) фамилию, имя, отчество должностного лица, ответственного за проведение мероприятия, и его контактные телефоны;
4) список участников мероприятия;
5) список выступающих на мероприятии;
6) состав президиума (если предполагается);
7) количество награждаемых (если предполагается);
8) материалы для выступления Главы города Бердска (тезисы, доклад и официальное поздравление);
9) справку, комментарий или иную информацию по проблематике мероприятия.
В целях своевременного внесения изменений в план-сетку координатор мероприятия в письменной форме информирует организационный отдел управления делами администрации об изменениях места, даты и времени проведения мероприятия.
3. Проведение мероприятия и контроль за ходом подготовки и проведения мероприятия:
В день проведения мероприятия координатор мероприятия, совместно с ответственными за регистрацию приглашенных, организует встречу официальных лиц. Этап проведения мероприятия также включает в себя: регистрацию приглашенных, организацию вручения наград, обеспечение работы СМИ. Организация регистрации и вручения наград администрации осуществляется в день проведения мероприятия ответственными, назначенными координатором мероприятия. Отдел информационного обеспечения - пресс-центр администрации осуществляет работу по ведению аудио-, фото- и видеозаписи в день проведения мероприятия. Контроль за ходом мероприятия осуществляется непосредственно координатором мероприятия.
По согласованию с главным врачом ГБУЗ НСО "Бердская центральная городская больница" и начальником ОМВД НСО по г. Бердску обеспечивается медицинское обслуживание и охрана общественного порядка соответственно во время проведения мероприятия.
4. Анализ проведения мероприятия:
По итогам проведения мероприятий в течение одного месяца после даты проведения мероприятий координатор мероприятия готовит на имя Главы города Бердска информацию об итогах проведения мероприятия, которая согласовывается с курирующим заместителем Главы города Бердска. Информация должна включать в себя оценку эффективности мероприятия, причины допущенных недочетов, предложения по их устранению, задачи по совершенствованию в дальнейшей подготовительной работе по проведению подобных мероприятий с целью повышения их эффективности.

III. ПОДГОТОВКА ОРГАНИЗАЦИИ И ПРОВЕДЕНИЯ
ОФИЦИАЛЬНЫХ НЕТОРЖЕСТВЕННЫХ МЕРОПРИЯТИЙ

Подготовка организации и проведения официальных неторжественных мероприятий может осуществляться в соответствии с данным порядком.


------------------------------------------------------------------