Постановление администрации города Бердска от 06.03.2014 N 851 "О внесении изменений в постановление администрации города Бердска от 10.06.2013 N 2233 "Об утверждении Административного регламента предоставления муниципальной услуги "Выполнение запросов социально-правового и тематического характера юридических и физических лиц"
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА БЕРДСКА
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 6 марта 2014 г. № 851
О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ В ПОСТАНОВЛЕНИЕ АДМИНИСТРАЦИИ
ГОРОДА БЕРДСКА ОТ 10.06.2013 № 2233 "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ
АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОЙ
УСЛУГИ "ВЫПОЛНЕНИЕ ЗАПРОСОВ СОЦИАЛЬНО-ПРАВОВОГО И
ТЕМАТИЧЕСКОГО ХАРАКТЕРА ЮРИДИЧЕСКИХ И ФИЗИЧЕСКИХ ЛИЦ"
В целях приведения в соответствие действующему законодательству, Федеральному закону от 27.07.2010 № 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" постановляю:
1. Внести изменения в постановление администрации города Бердска от 10.06.2013 № 2233 "Об утверждении Административного регламента предоставления муниципальной услуги "Выполнение запросов социально-правового и тематического характера юридических и физических лиц". Изложить приложение № 1 в новой редакции.
2. Опубликовать данное постановление в газете "Бердские новости" и разместить на сайте администрации города Бердска.
3. Контроль за исполнением постановления возложить на управляющего делами администрации города Бердска Исламову Е.И.
И.о. Главы муниципального образования
А.Г.МИХАЙЛОВ
Приложение
к постановлению
администрации города Бердска
от 06.03.2014 № 851
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ "ВЫПОЛНЕНИЕ ЗАПРОСОВ
СОЦИАЛЬНО-ПРАВОВОГО И ТЕМАТИЧЕСКОГО ХАРАКТЕРА
ЮРИДИЧЕСКИХ И ФИЗИЧЕСКИХ ЛИЦ"
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Выполнение запросов социально-правового и тематического характера юридических и физических лиц" разработан в целях повышения эффективности и качества предоставления муниципальной услуги и определяет сроки, последовательность действий специалистов отдела архивной службы администрации города Бердска (далее - архив), а также порядок взаимодействия специалистов отдела архивной службы с федеральными органами исполнительной власти, областными исполнительными органами государственной власти, органами местного самоуправления и организациями при предоставлении муниципальной услуги.
2. Основные понятия, используемые в административном регламенте:
1) архив - учреждение, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов;
2) архивная выписка - документ архива, составленный на бланке архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения;
3) архивная копия - дословно воспроизводящая текст архивного документа копия с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке;
4) архивная справка - документ архива, составленный на бланке архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена;
5) архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства;
6) заявители - юридические или физические лица либо их уполномоченные представители, обратившиеся в архив с запросом о предоставлении услуги, выраженным в устной, письменной или электронной форме;
7) персональные данные - любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация.
3. Заявители муниципальной услуги.
Заявителями являются граждане Российской Федерации, иностранные граждане, лица без гражданства (далее - граждане), организации Российской Федерации и иностранных государств (далее - организации).
От имени граждан с заявлением о предоставлении муниципальной услуги может обратиться его представитель. Представитель предъявляет документ, удостоверяющий его личность, представляет (прилагает к заявлению) документ, подтверждающий полномочия на обращение с заявлением о предоставлении муниципальной услуги (подлинник или нотариально заверенную копию).
От имени организаций в качестве заявителей могут выступать лица, действующие в соответствии с законом, иными правовыми актами и учредительными документами без доверенности; представители в силу полномочий, основанных на доверенности или договоре. Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, с приложением печати этой организации.
При предоставлении муниципальной услуги по запросам, поступившим из-за границы, архив осуществляет взаимодействие с управлением государственной архивной службы Новосибирской области (далее - управление ГАС), Министерством иностранных дел Российской Федерации (далее - МИД России).
4. Порядок информирования о правилах предоставления муниципальной услуги:
1) информация о муниципальной услуге предоставляется непосредственно в помещении архива при личном обращении, по письменным обращениям, а также по телефону, электронной почте, посредством размещения на странице архива на официальном интернет-сайте администрации города Бердска Новосибирской области: www.berdskadm.ru; с использованием Единого портала государственных и муниципальных услуг; через многофункциональный центр;
2) место нахождения архива и его почтовый адрес: ул. Герцена, 17, г. Бердск, 633010;
3) электронный адрес архива: arhivadm@mail.ru;
4) телефон архива: (383) (41) 51510;
5) график работы архива:
понедельник - четверг: 8.00 - 17.12;
пятница: 8.00 - 16.12;
обеденный перерыв: 12.00 - 13.00;
суббота, воскресенье - выходные дни;
6) информация о месте нахождения архива и его почтовом адресе, адресе электронной почты, контактных телефонах, сведения о графике работы размещаются:
а) на официальном интернет-сайте администрации города Бердска Новосибирской области: www.berdskadm.ru;
б) на информационном стенде в помещении архива.
Сведения о графике работы дополнительно размещаются при входе в помещение архива;
7) по телефону сотрудники отдела обязаны дать исчерпывающую информацию по вопросам предоставления муниципальной услуги;
8) консультации по телефону (383) (41) 5-15-10, по вопросам предоставления муниципальной услуги, проводят сотрудники отдела по вопросам:
а) наличия документов на хранении;
б) документов, представляемых для получения информации по запросам, и предъявляемых к ним требований;
в) времени консультативного приема граждан;
г) сроков предоставления муниципальной услуги;
9) по письменным обращениям ответ направляется в срок, не превышающий 30 дней со дня регистрации обращения, по почте в адрес заявителя, проживающего в государстве - участнике Содружества Независимых Государств (далее - СНГ), или в адрес МИД России - для направления заявителю, проживающему в ином государстве;
10) по электронной почте информация направляется на электронный адрес заявителя в срок, не превышающий 3-х рабочих дней со дня поступления обращения;
11) при личном обращении прием осуществляет начальник отдела архивной службы либо сотрудник отдела в часы работы:
понедельник, среда: 9.00 - 12.00;
пятница: 13.00-16.00;
перерыв: 12.00 - 13.00.
Прием заявителей осуществляется без предварительной записи в порядке очередности.
12. Оператор многофункционального центра осуществляет прием документов и консультацию о порядке предоставления муниципальной услуги.
II. СТАНДАРТ ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ
1. Наименование муниципальной услуги: "Выполнение запросов социально-правового и тематического характера юридических и физических лиц" (далее - муниципальная услуга).
Выполнение запросов социально-правового и тематического характера юридических и физических лиц включает в себя регистрацию, изучение тематики поступивших запросов, выявление документов по теме запроса, составление справки установленной формы.
2. Наименование учреждения, предоставляющего муниципальную услугу, - администрация города Бердска.
Непосредственное предоставление муниципальной услуги осуществляет отдел архивной службы администрации города Бердска.
Результаты предоставления муниципальной услуги:
1) запрашиваемый документ (архивная справка, архивная выписка, архивная копия);
2) уведомление о пересылке запроса в другие органы и организации, государственные и муниципальные архивы;
3) уведомление об отсутствии запрашиваемых архивных документов (сведений).
Операторы многофункционального центра осуществляют прием, регистрацию, обработку заявлений и документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, и передачу данных документов в информационные системы, используемые для предоставления услуги, а также получение от администрации города Бердска результата предоставления услуги для дальнейшей выдачи заявителю.
3. Срок предоставления муниципальной услуги:
1) общий срок предоставления муниципальной услуги составляет 30 дней со дня регистрации в установленном в административном регламенте порядке заявления;
2) сроки прохождения отдельных административных процедур, необходимых для предоставления муниципальной услуги, указаны в разделе 4 настоящего административного регламента;
3) срок выдачи (направления) заявителю документов, являющихся результатом предоставления муниципальной услуги, составляет не более 3 рабочих дней со дня их подготовки;
4) срок перенаправления запроса, не относящегося к составу хранящихся в архиве архивных документов (непрофильного запроса), составляет не более 7 дней со дня регистрации.
4. Правовые основания для предоставления муниципальной услуги:
Конституция Российской Федерации ("Российская газета", 25.12.93, № 237; 31.12.2008, № 267);
Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" ("Собрание законодательства Российской Федерации", 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2007, № 49, ст. 6079; 2008, № 20, ст. 2253);
Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" ("Собрание законодательства Российской Федерации", 2006, № 19, ст. 2060);
Федеральный закон от 27.07.2010 № 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" ("Российская газета", 2010, № 168);
Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ "О персональных данных" ("Собрание законодательства Российской Федерации", 2006, № 31, ст. 3451; 2009, № 48, ст. 5716; № 52, ст. 6439; 2010, № 27, ст. 3407; № 31, ст. 4173, 4196; № 49, ст. 6409; № 52, ст. 6974; 2011, № 23, ст. 3263);
Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 23.10.2007 № 1295 "Об утверждении Административного регламента исполнения Федеральным архивным агентством государственной услуги по организации исполнения поступивших из-за рубежа запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод" ("Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти", № 2, 14.01.2008);
Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный № 9059; "Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти", № 20, 14.05.2007; "Российская газета", 2009, № 89);
Закон Новосибирской области от 26.09.2005 № 315-ОЗ "Об архивном деле в Новосибирской области" ("Ведомости Новосибирского областного Совета депутатов", № 40, 30.09.2005; № 65, 12.12.2008; № 66, 19.12.2008);
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утверждены Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. № 19 с изменениями (утверждены Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 16 февраля 2009 г. № 68, зарегистрированным в Минюсте РФ 05.05.2009, регистрационный № 13893);
Положение об отделе архивной службы администрации города Бердска, утвержденное постановлением администрации города Бердска от 23.09.2011 № 82.
5. Перечень необходимых для оказания муниципальной услуги документов:
1) Основанием для предоставления муниципальной услуги является письменный запрос или запрос заявителя по электронной почте, запрос, направленный посредством интернет-портала "Государственные и муниципальные услуги Новосибирской области", поступивший в адрес архива, непосредственно оператору многофункционального центра в бумажном виде.
Запрос должен содержать следующие реквизиты:
а) наименование организации или должностного лица, которым он адресован;
б) наименование юридического лица (для граждан - фамилию, имя, отчество заявителя);
в) почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;
г) суть обращения, в котором с возможной полнотой указываются сведения, необходимые для исполнения запросов юридических и физических лиц;
е) личную подпись (за исключением запросов, оформленных в цифровом виде посредством электронной почты) и дату.
К запросу могут быть приложены ксерокопии трудовой книжки, других документов, связанных с темой запроса.
Для истребования сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя (нотариально заверенная доверенность, оформленная в соответствии с законодательством, или нотариально заверенная копия).
2) Перечень документов, представляемых заявителями для получения ретроспективной документной информации, относящейся к общедоступной:
если заявитель - юридическое лицо, запрос оформляется в виде официального письма организации;
если заявитель - физическое лицо:
а) при личном обращении, при обращении посредством почтовой связи, электронной почты или размещении на официальных сайтах учреждений в сети Интернет заявитель оформляет и направляет тематический запрос в произвольной форме, содержащий обязательный перечень сведений, указанных в пп. 1 п. 5 раздела II настоящего административного регламента;
б) к запросу по усмотрению заявителя могут быть приложены копии документов, позволяющих, на его взгляд, более точное и качественное исполнение запроса и ускорить исполнение запроса.
3) Перечень документов, представляемых заявителем для получения информации ограниченного доступа (конфиденциальной информации).
Для получения сведений, отнесенных к конфиденциальной информации, заявитель дополнительно к документам, указанным в пп. 1 п. 5 раздела II настоящего административного регламента, представляет:
а) документ, подтверждающий личность заявителя, при личном обращении;
б) документ, дающий право на получение сведений, отнесенных к конфиденциальной информации (письменное нотариально заверенное разрешение субъекта персональных данных; документ, подтверждающий прямые родственные связи);
в) документ, подтверждающий полномочия заявителя (официальное письмо, служебное удостоверение, доверенность, приказ, распоряжение).
Сведения, отнесенные к конфиденциальной информации, предоставляются лично заявителю или направляются ему посредством почтовых средств, обеспечивающих конфиденциальность.
6. Запрещается требовать от заявителя:
представления документов и информации или осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением муниципальной услуги;
представления документов и информации, которые в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и муниципальными правовыми актами находятся в распоряжении государственных органов, предоставляющих государственную услугу, иных государственных органов, органов местного самоуправления и (или) подведомственных государственным органам и органам местного самоуправления организаций, участвующих в предоставлении государственных или муниципальных услуг, за исключением документов, указанных в части 6 статьи 7 Федерального закона от 27.07.2010 № 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг".
7. Особенности предоставления муниципальной услуги в многофункциональном центре и особенности предоставления услуги в электронной форме.
Предоставление муниципальной услуги возможно на базе многофункционального центра. В этом случае заявитель представляет заявление и необходимые для предоставления муниципальной услуги документы и получает результат предоставления муниципальной услуги в офисе филиала многофункционального центра в соответствии с регламентом работы многофункционального центра. Оператор многофункционального центра, получив представленный заявителем пакет документов, регистрирует документы в установленном порядке и размещает в форме электронных копий в автоматизированной информационной системе "ЦПГУ". Данные документы направляются для рассмотрения сотрудникам администрации, ответственным за регистрацию поступивших документов в ИС МАИС. После принятия администрацией решения о предоставлении муниципальной услуги результат предоставления муниципальной услуги направляется в многофункциональный центр для выдачи заявителю.
Заявление на предоставление муниципальной услуги в форме электронного документа и документы, необходимые для предоставления муниципальной услуги (скан-копии), могут быть направлены в администрацию через Единый портал в случае, если заявитель имеет доступ к "Личному кабинету" на Едином портале. Направление заявления и необходимых документов осуществляется заявителем в соответствии с инструкциями, размещенными на Едином портале.
Предоставление муниципальной услуги с использованием универсальной электронной карты возможно в случае наличия данной карты у заявителя и в случае предоставления муниципальной услуги через Единый портал. Универсальная электронная карта используется для удостоверения прав пользователя на получение муниципальной услуги, в том числе для совершения в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, юридически значимых действий в электронной форме.
Предоставление муниципальной услуги с использованием универсальной электронной карты возможно в случае наличия данной карты у заявителя и в случае предоставления муниципальной услуги через Единый портал. Универсальная электронная карта используется для удостоверения прав пользователя на получение муниципальной услуги, в том числе для совершения в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, юридически значимых действий в электронной форме.
III. ТРЕБОВАНИЯ К ПОРЯДКУ ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ
МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ
1. Основанием для отказа в приеме документов является несоблюдение заявителем требования п. 5 раздела II Административного регламента.
2. Основаниями для отказа в предоставлении муниципальной услуги являются:
а) отсутствие предмета запроса;
б) отсутствие у заявителя, требующего сведения, содержащие персональные данные о третьих лицах, документов, подтверждающих его полномочия;
в) отсутствие в запросе фамилии, адреса заявителя для ответа на запрос;
г) не поддающийся прочтению текст запроса;
д) содержание ненормативной лексики и оскорбительных высказываний в запросе.
3. Поступившие запросы по истребованию документов социально-правового и тематического характера, связанные с социальной защитой граждан и лиц без гражданства, предусматривающей их пенсионное обеспечение, получение льгот и компенсаций, выполняются бесплатно.
4. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата муниципальной услуги не должен превышать 15 минут.
5. Регистрация запроса производится не позднее следующего рабочего дня после его поступления.
6. Требования к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга.
1) Требования к размещению и оформлению помещений:
а) прием заявителей осуществляется в специально выделенных для этих целей помещениях (присутственных местах);
б) присутственные места включают места для ожидания, информирования и приема заявителей;
в) в присутственных местах размещаются стенды с информацией для заявителей;
г) помещение архива должно соответствовать санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам, а также правилам противопожарной безопасности;
д) наличие средств оказания первой медицинской помощи.
2) Требования к оформлению входа в здание:
центральный вход в здание архива должен быть оборудован вывеской, содержащей следующую информацию:
а) наименование организации;
б) режим работы.
3) Требования к местам для информирования заявителей, получения информации и заполнения необходимых документов.
Места информирования, предназначенные для ознакомления заявителей с информационными материалами, оборудуются:
а) визуальной, текстовой информацией, размещаемой на информационных стендах;
б) стульями и столами (стойками) для возможности оформления документов.
Информационные стенды, столы (стойки) размещаются в местах, обеспечивающих свободный доступ к ним.
Места для оформления документов оборудуются стульями, столами (стойками) и обеспечиваются образцами заполнения документов и письменными принадлежностями.
4) Требования к местам ожидания для заявителей:
места ожидания должны соответствовать комфортным условиям для заявителей и оптимальным условиям работы специалистов;
места ожидания должны быть оборудованы стульями (кресельными секциями) или скамьями. Количество мест ожидания определяется исходя из фактической нагрузки и возможностей для их размещения в здании.
Места ожидания должны находиться в холле или ином специально приспособленном помещении.
5) Требования к местам для приема заявителей.
В архиве выделяются помещения для приема заявителей.
Кабинеты приема заявителей должны быть оборудованы вывесками с указанием:
а) тематики обращений;
б) времени приема.
Места для приема заявителей оборудуются стульями и столами для возможности оформления документов.
7. Показатели доступности и качества муниципальной услуги:
1) равные права заявителей на получение муниципальной услуги независимо от места проживания;
2) доступность информации о наличии и составе документов, ходе исполнения запроса;
3) своевременное исполнение запроса;
4) степень соответствия информации, содержащейся в выданной архивной справке, архивной выписке или архивной копии, сведениям, изложенным в запросе заявителя;
5) отсутствие обоснованных претензий заявителя по исполненному запросу.
8. Муниципальная услуга предоставляется заявителям бесплатно.
IV. СОСТАВ, ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТЬ И СРОКИ ВЫПОЛНЕНИЯ
АДМИНИСТРАТИВНЫХ ПРОЦЕДУР, ТРЕБОВАНИЯ
К ПОРЯДКУ ИХ ВЫПОЛНЕНИЯ
1. Описание последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги.
Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:
1) регистрация запросов и передача их на исполнение;
2) анализ тематики поступивших запросов и поиск необходимых сведений в документах, находящихся на хранении;
3) подготовка архивных справок, выписок, копий, а также уведомлений о пересылке запроса в другой орган или организацию по принадлежности либо ответа об отсутствии запрашиваемых архивных документов (сведений);
4) направление ответа заявителям.
2. Ответственность за предоставление муниципальной услуги несет начальник отдела архивной службы.
3. Регистрация запроса и передача их на исполнение:
1) поступившие по почте и в ходе консультативного приема заявителей запросы регистрируются специалистом отдела архивной службы в БД "АКИЗ" не позднее следующего за приемом (получением) рабочего дня;
2) запросы, полученные по электронной почте, распечатываются, регистрируются специалистом отдела архивной службы в БД "АКИЗ" не позднее следующего за приемом (получением) рабочего дня, при необходимости по электронному адресу запрашиваются недостающие сведения в день получения электронного обращения.
Специалист архива, осуществляющий прием документов, передает в день регистрации принятые обращения (запросы) заявителей о предоставлении архивной информации на рассмотрение начальнику отдела архивной службы.
После рассмотрения начальником отдела обращения (запросы) заявителей с резолюцией начальника отдела в течение дня передаются специалисту отдела, ответственному за предоставление муниципальной услуги.
Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги, срок исполнения запросов тематического и социально-правового характера граждан и организаций по материалам отдела не должен превышать 30 дней со дня регистрации обращения, при сложных запросах срок может быть продлен с обязательным уведомлением об этом заявителя.
В случае представления заявления и документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, через многофункциональный центр, оператор многофункционального центра, ответственный за прием документов, регистрирует их в установленном порядке и размещает в форме электронных копий в автоматизированной информационной системе "ЦПГУ". Данные документы направляются для регистрации сотрудникам администрации, ответственным за прием и регистрацию документов в ИС МАИС.
Заявления и документы, необходимые для предоставления муниципальной услуги, направленные в виде электронных копий операторами многофункционального центра, подлежат рассмотрению в том же порядке, что и соответствующие заявления и документы, представленные заявителем в традиционной форме.
4. Анализ тематики поступившего запроса, максимальный срок исполнения процедуры, результат исполнения административной процедуры:
1) анализ тематики поступивших запросов осуществляется начальником отдела архивной службы в день поступления с учетом имеющегося научно-справочного аппарата и иного информационного материала. При этом определяются:
а) степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;
б) наличие архивных документов, необходимых для исполнения запроса;
в) местонахождение, адрес конкретного органа или организации, куда следует направить запрос по принадлежности на исполнение, в случаях отсутствия в архиве необходимых документов, либо когда решение содержащихся в запросе вопросов не входит в компетенцию архива;
2) по итогам анализа тематики поступивших запросов, в случае отсутствия на хранении необходимых документов, специалисты архива в течение 7 дней со дня регистрации направляют их со своим письмом по принадлежности в органы и организации, в которых может находиться необходимая для исполнения запросов информация;
3) в случае если запрос требует исполнения несколькими органами и организациями, специалисты отдела направляют в их адрес копии запроса с просьбой о направлении ответа заявителю;
4) одновременно с направлением запросов на исполнение в соответствующие органы и организации архив письменно уведомляет об этом заявителя;
5) при отсутствии в запросе достаточных сведений, специалисты архива в течение 7 дней с момента регистрации запроса направляют заявителю письмо с просьбой об уточнении либо дополнении необходимых для исполнения запроса сведений;
6) при наличии в архиве необходимых для ответа на запрос архивных документов или информации осуществляется подготовка соответствующих архивных справок, архивных выписок, архивных копий;
7) при подаче заявления на оказание муниципальной услуги через многофункциональный центр заявитель может получить сведения о ходе ее исполнения посредством call-центра многофункционального центра и sms-информирования.
5. Подготовка архивных справок, выписок, копий, а также уведомлений о пересылке запроса в другой орган или организацию по принадлежности либо ответа об отсутствии запрашиваемых архивных документов (сведений).
Требования к порядку подготовки и оформления архивной справки, архивной выписки и архивной копии определяются п. 5.9 раздела IV "Оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий" согласно Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденным Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19.
6. Направление заявителю ответа, архивной справки, архивной выписки и архивной копии:
1) при отсутствии архивных документов, необходимых для исполнения запроса, архивом в течение 7 дней со дня его регистрации составляется ответ об отсутствии запрашиваемых сведений. В ответе излагается причина, по которой не представляется возможным выдать архивную справку;
2) архивная справка, архивная выписка и архивная копия, включая ответ об отсутствии запрашиваемых сведений, выдается посетителю лично или по просьбе заявителя высылается архивом по почте простым письмом непосредственно в адрес заявителя;
3) архивная справка, архивная выписка и архивная копия при личном обращении в архив может быть выдана заявителю при предъявлении документа, удостоверяющего личность; доверенному лицу - при предъявлении нотариальной доверенности, оформленной в установленном порядке. Получатель архивной выписки, архивной копии расписывается в журнале регистрации запросов тематического характера юридических и физических лиц с указанием даты исполнения запроса, получатель архивной справки расписывается на втором экземпляре архивной справки;
4) при подаче заявления на оказание муниципальной услуги через многофункциональный центр возможно направление результата предоставления муниципальной услуги или уведомления об отказе в предоставлении муниципальной услуги в многофункциональном центре, из которого поступила заявка, для выдачи заявителю;
5) рассмотрение запроса считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и заявитель проинформирован о результатах рассмотрения.
7. В случае поступления запроса, не относящегося к составу хранящихся в архиве архивных документов (непрофильного запроса), в течение 7 дней со дня его регистрации подобный запрос направляется по принадлежности в органы государственной власти, органы местного самоуправления, муниципальные архивы, в иные органы и организации (далее - органы, организации), где могут храниться необходимые документы, с письменным уведомлением об этом заявителя.
V. ПОРЯДОК И ФОРМЫ КОНТРОЛЯ ЗА ПРЕДОСТАВЛЕНИЕМ
МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ
1. Текущий контроль за соблюдением и исполнением положений настоящего административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению муниципальной услуги, а также принятием решений осуществляет начальник отдела архивной службы.
Текущий контроль осуществляется путем ежедневного проведения контроля качества и сроков подготовки ответов заявителям.
2. Проверки могут быть плановыми (ежедневный контроль), а также внеплановыми (при поступлении претензии от заявителя).
Ежедневный контроль проводится начальником отдела архивной службы при подписании подготовленных ответов.
Для проведения внеплановой проверки полноты и качества предоставления муниципальной услуги при поступлении претензии заявителя постановлением администрации города Бердска формируется, под руководством управляющего делами администрации города Бердска, курирующего данное направление, комиссия, в состав которой включаются специалисты архива, а при необходимости представители управления ГАС (по согласованию).
Результаты проверки оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и указываются предложения по их устранению. Справка подписывается всеми членами комиссии.
По результатам проведения проверки, в случае выявления нарушений, виновные лица привлекаются к ответственности в соответствии с действующим законодательством.
Результаты проверки и принятые меры доводятся до сведения заявителя.
Заявители могут контролировать предоставление муниципальной услуги путем получения информации о ходе предоставления услуги по телефону, по письменным обращениям, по электронной почте.
VI. ДОСУДЕБНЫЙ (ВНЕСУДЕБНЫЙ) ПОРЯДОК ОБЖАЛОВАНИЯ РЕШЕНИЙ
И ДЕЙСТВИЙ (БЕЗДЕЙСТВИЯ) АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА БЕРДСКА
КАК ОРГАНА, ПРЕДОСТАВЛЯЮЩЕГО МУНИЦИПАЛЬНУЮ
УСЛУГУ, И ЕГО ДОЛЖНОСТНЫХ ЛИЦ
1. Заявитель имеет право на досудебное (внесудебное) обжалование решений и действий (бездействия) администрации города Бердска как органа, предоставляющего муниципальную услугу, и его должностных лиц.
2. Заявитель может обратиться с жалобой, в том числе в следующих случаях:
1) нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги;
2) нарушение срока предоставления муниципальной услуги;
3) требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, Новосибирской области, муниципальными правовыми актами города Бердска для предоставления муниципальной услуги;
4) отказ в приеме документов, представление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, Новосибирской области, муниципальными правовыми актами города Бердска, у заявителя;
5) отказ в предоставлении муниципальной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами Российской Федерации, Новосибирской области, муниципальными правовыми актами города Бердска;
6) затребование с заявителя при предоставлении муниципальной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, Новосибирской области, муниципальными правовыми актами города Бердска;
7) отказ администрации города Бердска как органа, предоставляющего муниципальную услугу, и его должностного лица в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.
3. Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования является жалоба, поданная в письменной форме на бумажном носителе или в форме электронного документа;
жалоба на решение администрации, решения, действия (бездействие) заместителя главы администрации, управляющего делами подается Главе города Бердска;
жалоба на решения, действия (бездействие) начальника управления, начальника отдела подается заместителю главы администрации города Бердска;
жалоба на действия (бездействие) муниципальных служащих управления - начальнику управления;
жалоба на действия (бездействие) муниципальных служащих отдела - начальнику отдела.
Жалоба может быть направлена по почте, через многофункциональный центр, с использованием информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", официального сайта органа, предоставляющего муниципальную услугу, Единого портала государственных и муниципальных услуг либо регионального портала государственных и муниципальных услуг, а также может быть принята при личном приеме заявителя.
4. Жалоба должна содержать:
1) наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;
2) фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;
3) сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу;
4) доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.
Жалоба регистрируется в день ее поступления. Основания для приостановления рассмотрения жалобы отсутствуют.
Если текст жалобы в письменной форме не поддается прочтению, об этом сообщается заявителю, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению. Если в тексте жалобы содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, заявителю направляется сообщение о недопустимости злоупотребления правом. Если в тексте жалобы содержится вопрос, на который заявителю многократно давались ответы в письменной форме по существу в связи с ранее направленными жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, заявителю направляется уведомление о прекращении переписки по данному вопросу.
Если в жалобе не указана фамилия заявителя, направившего жалобу, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на жалобу не дается.
Если ответ по существу поставленного в жалобе вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, заявителю сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в жалобе вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.
5. Жалоба, поступившая в администрацию города Бердска как в орган, предоставляющий муниципальную услугу, подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение пятнадцати рабочих дней со дня регистрации, а в случае обжалования отказа органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.
6. По результатам рассмотрения жалобы администрация города Бердска как орган, предоставляющий муниципальную услугу, принимает одно из следующих решений:
1) удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных администрацией города Бердска как органом, предоставляющим муниципальную услугу, опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, Новосибирской области, муниципальными правовыми актами города Бердска;
2) отказывает в удовлетворении жалобы.
7. Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, указанного в п. 6 раздела VI, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.
8. В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.
------------------------------------------------------------------